Digitale Zeiterfassung ab 2026: Mittelständische Unternehmen müssen jetzt planen

Ab 2026 tritt die Pflicht zur digitalen Zeiterfassung in Kraft. Sie gilt für Unternehmen mit mehr als zehn Mitarbeitenden. Bereits seit 2022 besteht eine vergleichbare Pflicht. Arbeitszeiten müssen systematisch dokumentiert werden. Grundlage ist ein Urteil des Europäischen Gerichtshofs aus dem Jahr 2019. Demnach müssen Arbeitgeber Arbeitszeiten objektiv erfassen. In Deutschland bestätigte das Bundesarbeitsgericht 2022 diese Pflicht. Bisher fehlten klare technische Vorgaben. Jetzt schlägt das BMAS einen Gesetzesentwurf vor. Er schreibt digitale Systeme ab 2026 vor. Für den Mittelstand bedeutet dies: Planen Sie jetzt.

Gestaffelte Fristen nach Unternehmensgröße

Das geplante Gesetz sieht gestufte Übergangsfristen vor. Die Fristen richten sich nach der Größe des Unternehmens. 11 bis 49 Mitarbeitende erhalten fünf Jahre Zeit, digitale Systeme einzuführen. Betriebe mit 50 bis 249 Beschäftigten bekommen zwei Jahre. Ab 250 Mitarbeitenden gilt ein Jahr. Kleinere Unternehmen mit bis zu zehn Mitarbeitenden sind von der Pflicht ausgenommen. Sie müssen weiter manuell erfassen. Die Fristen beginnen mit dem Inkrafttreten des Gesetzes, voraussichtlich 2026. Experten warnen: Die Umstellung braucht Zeit. Besonders Betriebe, die bislang analog arbeiten, sollten früh beginnen.

Technische Anforderungen und Datenschutz

Digitale Systeme müssen Beginn, Ende und Dauer der täglichen Arbeitszeit elektronisch erfassen. Die Aufzeichnungen müssen tagesaktuell und manipulationssicher vorliegen. Sie müssen im Inland und in deutscher Sprache gespeichert werden. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Daten datenschutzkonform abgelegt werden. Die Aufbewahrung beträgt zwei Jahre. Lösungen sollten sich nahtlos in bestehende HR- oder ERP-Systeme integrieren lassen. Sie müssen DSGVO-konform sein. Mitarbeitende dürfen keine eigenständigen Korrekturen vornehmen, um die Nachvollziehbarkeit zu wahren.

Praktische Umsetzung im Mittelstand

Viele kleine und mittlere Unternehmen verwenden aktuell Excel-Tabellen oder Papierlisten. Diese Methoden bergen Risiken. Fehleranfälligkeit, Datenverlust und im Streitfall geringe Beweiskraft sind möglich. Gerichte haben entschieden, dass Arbeitgeber bei fehlender Dokumentation pauschal den Angaben der Beschäftigten folgen müssen. Digitale Lösungen bieten Sicherheit und Effizienz. Sie ermöglichen automatisierte Auswertungen für die Lohnabrechnung. Sie verbessern die Projektplanung. Sie reduzieren den Verwaltungsaufwand. Wichtiger Hinweis: Wählen Sie flexible Systeme, die auch für Außendienst oder Handwerk geeignet sind.

Handlungsbedarf: Nicht bis zur Deadline warten

Unternehmen sollten früh handeln. Die Auswahl, Einführung und Schulung für ein neues System benötigen mehrere Monate. Verstöße können Bußgelder bis zu 30.000 Euro nach sich ziehen. Die Beweislast im Arbeitskampf fällt oft zugunsten der Arbeitnehmer. Das gilt, wenn Aufzeichnungen lückenhaft sind. Bereits heute lohnt es sich, Prozesse zu prüfen. Dann geht der Schritt zu digitalen Lösungen leichter. Das schafft Rechtssicherheit. Es optimiert interne Abläufe. Das ist ein klarer Mehrwert für den Mittelstand.