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Jeder Geschäftsführer im Sondermaschinenbau kennt die Excel-Tabelle. Die eine, die alles zusammenhält. Die niemand außer ihm selbst versteht. Und die spätestens dann versagt, wenn drei Projekte gleichzeitig laufen und die Bank anruft. Dieser Artikel beschreibt, wie aus genau dieser Frustration ein spezialisiertes Planungstool entstanden ist.
Die Excel-Phase: Warum alle dort anfangen
Es beginnt immer gleich. Der frischgebackene Geschäftsführer eines Sondermaschinenbauers eröffnet eine Excel-Tabelle. Links die Monate, oben die Einnahmen und Ausgaben, unten der Kontostand. Anfangs funktioniert das. Bei einem Projekt und fünf Mitarbeitern reicht ein Tabellenblatt, um den Überblick zu behalten.
Dann kommt das zweite Projekt. Dann ein Freelancer. Dann die Steuervorauszahlungen, die man vergessen hat. Plötzlich hat die Tabelle 15 Blätter, Querverweise, die niemand mehr nachvollziehen kann, und eine Aktualisierungsfrequenz, die von wöchentlich auf monatlich und schließlich auf "wenn es brennt" sinkt. Die Tabelle wächst mit dem Unternehmen, aber ihre Aussagekraft schrumpft.
Warum generische Tools nicht funktionieren
Der nächste logische Schritt ist die Suche nach Software. Der Markt bietet zahlreiche Liquiditätsplanungs-Tools: Tidely, Commitly, Agicap, finban.io und viele mehr. Sie alle haben eines gemeinsam: Sie arbeiten kontobasiert. Sie verbinden sich mit dem Bankkonto, kategorisieren Zahlungsein- und -ausgänge und projizieren den Cashflow auf Basis historischer Muster.
Für einen Onlineshop, eine Agentur oder ein Dienstleistungsunternehmen mit regelmäßigen, vorhersagbaren Zahlungsströmen ist das ausreichend. Für den Sondermaschinenbau ist es das nicht. Denn hier gibt es keine historischen Muster, die man fortschreiben kann. Jedes Projekt ist anders. Die Zahlungsströme sind projektgetrieben, nicht kalendergetrieben. Und die entscheidende Frage lautet nicht "Was war letzten Monat?", sondern "Was passiert, wenn ich diesen neuen Auftrag annehme?"
→ Kontobasiert statt projektbasiert: Keine Verknüpfung zu Projektmeilensteinen
→ Historische Muster statt Projektprognose: Jedes Projekt ist anders
→ Keine Kapazitätsplanung: Zusammenhang Skills ↔ Liquidität fehlt
→ Keine Branchenlogik: Bürgschaften, Produktgruppen, Zahlungsmeilensteine
→ Zu teuer für kleine KMU oder zu komplex (ERP-Systeme ab 5-stellig)
Der Ansatz: Produktgruppen als Fundament
Die zentrale Erkenntnis, die zur Entwicklung des APTO Liquiditätstools geführt hat, war einfach: Ein erfahrener Geschäftsführer im Sondermaschinenbau weiß bereits bei der Angebotsabgabe, wie sich ein Projekt ungefähr entwickeln wird. Nicht im Detail, aber in der Struktur. Eine Sondermaschine vom Typ "Laserbeschriftungsanlage" hat ein anderes Profil als eine "Montageautomation". Aber innerhalb eines Typs sind die Muster erstaunlich stabil: Der Materialanteil bewegt sich in einem bekannten Korridor. Die Konstruktionsphase dauert etwa ein Drittel der Laufzeit. Die SPS-Programmierung setzt nach der Hälfte ein.
Dieses implizite Wissen in eine Struktur zu gießen, war der erste Schritt. Das Tool kennt sechs Produktgruppen, jede mit einer eigenen Zahlungsvorlage, einer Verteilung von Material- und Personalkosten über die Projektlaufzeit und einem typischen Skill-Bedarf. Wenn ein neues Projekt angelegt wird, genügt die Auswahl der Produktgruppe – und das System hat sofort eine erste Einschätzung des Cashflow- und Kapazitätsverlaufs.
Drei Dimensionen in einem System
Das Tool verbindet drei Planungsdimensionen, die in der Praxis untrennbar zusammenhängen, aber in den meisten Unternehmen getrennt betrachtet werden:
Dimension 1: Liquiditätsplanung
Alle Zahlungsströme fließen in eine wöchentliche Liquiditätsübersicht: Projekteinnahmen auf Basis der Meilensteine, Materialkosten mit Bestelldatum und Zahlungsziel, Personalkosten, Fixkosten, Kreditraten, Bürgschaftsgebühren. Die Berechnung berücksichtigt Kontokorrentkredite mit automatischer Zinsberechnung auf den durchschnittlichen negativen Saldo. Die Umsatzsteuer-Zahllast wird monatlich berechnet und zum korrekten Fälligkeitstermin in die Planung eingestellt.
Dimension 2: Kapazitätsplanung
Der Skill-Bedarf aller Projekte wird aggregiert und gegen die verfügbaren Kapazitäten der Mitarbeiter abgeglichen. Die Heatmap zeigt Engpässe auf einen Blick. Freelancer können projektbezogen zugewiesen werden – ihre Stundenleistung reduziert den Bedarf, ihre Kosten erscheinen in der Liquidität. Effizienzfaktoren berücksichtigen unterschiedliche Skill-Level.
Dimension 3: Steuerplanung
USt-Voranmeldungen werden automatisch aus den Einnahmen und Ausgaben berechnet. Steuervorauszahlungen für KSt, GewSt und ESt werden mit den korrekten Quartalsterminen in die Liquiditätsplanung integriert. Kein separates Sheet, kein manuelles Nachtragen – die Steuern sind Teil der Planung, nicht ein nachträglicher Schock.
Vom Projekt zum Kontostand in 60 Sekunden
Der typische Workflow sieht so aus: Ein Anruf kommt rein, ein Kunde möchte eine Sondermaschine anfragen. Noch bevor das Angebot geschrieben wird, legt der Geschäftsführer das Projekt im Tool an: Produktgruppe "MX – Sondermaschine", Auftragsvolumen 250.000 Euro, Start KW 12, Laufzeit 24 Wochen. Das System generiert automatisch die Zahlungsmeilensteine aus der Produktgruppe, verteilt den geschätzten Material- und Personalaufwand über die Laufzeit und zeigt sofort die Auswirkung auf Liquidität und Kapazität.
Innerhalb einer Minute weiß der Geschäftsführer: "Wenn ich diesen Auftrag annehme, wird mein Konto in KW 16 bis 19 unter das Dispo-Limit fallen, und ich habe einen SPS-Engpass in KW 20." Jetzt kann er handeln: Die Zahlungsmeilensteine anpassen, einen Freelancer für SPS einplanen, den Projektstart um zwei Wochen verschieben – und jeweils sofort sehen, wie sich die Änderung auf die Gesamtplanung auswirkt.
Lokale Daten, keine Cloud
Eine bewusste Designentscheidung war, das Tool als lokale Desktop-Anwendung zu entwickeln. Die Finanzdaten eines Sondermaschinenbauers sind sensibel – Projektkalkulationen, Margen, Personalkosten, Bankverbindungen. Viele Geschäftsführer in der Branche haben berechtigte Vorbehalte, diese Daten in einer Cloud-Lösung zu speichern. Das APTO Liquiditätstool läuft vollständig lokal, die Datenbank liegt auf dem eigenen Rechner. Ein Export im XML-Format ermöglicht Backups und den Datenaustausch zwischen Installationen.
Was noch kommt: Szenarien
Die nächste Entwicklungsstufe sind Szenariovergleiche. Was passiert, wenn Projekt X drei Wochen später startet? Was wenn ein Mitarbeiter vier Wochen ausfällt? Was wenn der Kunde die Abnahme verschiebt? Diese Fragen beantwortet der erfahrene Geschäftsführer heute mit Bauchgefühl. Künftig soll das Tool verschiedene Szenarien parallel berechnen und die Auswirkungen visuell vergleichbar machen. Nicht als Ersatz für die Erfahrung, sondern als Werkzeug, um die richtigen Fragen zu stellen – bevor die Realität sie stellt.
APTO Liquiditätstool – Kernfunktionen im Überblick
→ Projektbasierte Liquiditätsplanung mit Wochenauflösung
→ 6 Produktgruppen mit Zahlungs- und Verteilungsvorlagen
→ Skill-basierte Kapazitätsplanung mit Heatmap
→ 15 vordefinierte Skills für den Sondermaschinenbau
→ Freelancer-Management mit Liquiditätsauswirkung
→ USt-Voranmeldung und Steuervorauszahlungen integriert
→ Bürgschaftsverwaltung (Anzahlung + Gewährleistung)
→ Kontokorrentkredit mit automatischer Zinsberechnung
→ Excel-Export mit Formatierung
→ Lokale Datenhaltung, kein Cloud-Zwang
Marco Geyer ist geschäftsführender Gesellschafter der APTO systems GmbH. Nach 17 Jahren als Entwicklungsleiter im Sondermaschinenbau – verantwortlich für Teams von Ingenieuren und Technikern – führt er das Unternehmen seit 2017 als Geschäftsführer. Als Ingenieur aus den Bereichen Maschinenbau, Automatisierung und Lasertechnik kennt er die Herausforderungen der Branche von beiden Seiten: der technischen und der kaufmännischen. Das APTO Liquiditätstool ist aus dieser doppelten Praxiserfahrung entstanden.